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Voyage d’affaires : nos 10 conseils pour optimiser chaque déplacement

Nous vous donnons aujourd’hui 10 conseils pour mieux optimiser vos déplacements professionnels.

 

HOMME D'AFFAIRE

#1 Louez un jet d’affaires

Pour mutualiser les déplacements de vos équipes, avez-vous pensé à louer un jet privé ? La location de jet d’affaires est une option de plus en plus privilégiée par les hommes d’affaires. En effet, affréter un avion personnel pour vos voyages d’affaires offre de nombreux avantages :

  • Des vols d’affaires qui s’adaptent à vos exigences, modifiables même en dernière minute ;
  • Un tarif qui bat parfois celui de la classe affaires des avions de ligne ;
  • Atterrissez où vous le souhaitez dans un aéroport d’affaires au plus proche de votre destination ;
  • Profitez d’un confort de vol inégalable à bord d’un avion d’affaires, idéal pour vos clients et partenaires premium…

 

Contrairement au secteur de l’aviation commerciale, le marché de l’aviation d’affaires est plutôt dynamique face à la crise du Covid-19. Pour réserver vos jets d’affaires, passez par un courtier aérien qui sélectionnera pour vous la meilleure compagnie d’aviation d’affaires auprès de ses partenaires.

#2 Mutualisez les coûts de transport et d’hébergement

Pour optimiser vos voyages d’affaires, il faut penser à mutualiser les frais en regroupant au maximum les participants. C’est un moyen efficace de faire des économies sur les chambres d’hôtels, les locations Airbnb ou les taxis réservés, par exemple.

#3 Privilégiez la réservation en ligne pour vos voyages d’affaires

Réservez tous vos transports et hébergements à l’avance et en ligne vous permettra de gagner un temps considérable. De plus, c’est l’assurance de ne pas laisser vos clients ou partenaires dans l’embarras une fois sur place.

 

#4 Supprimez les imprévus

Lorsqu’on organise un voyage d’affaires, on cherche avant tout à rentabiliser le temps de ses équipes passé hors du lieu de travail afin de ne pas gaspiller d’argent inutilement. Pour cela, palier tous les imprévus possibles au moment de la réservation. Nous vous conseillons de vous projeter au maximum dans le déplacement afin de prévoir un planning millimétré qui ne laissera pas de place aux imprévus.

#5 Standardisez vos process de réservation

Pour augmenter l’efficacité et l’optimisation de vos déplacements, calibrez vos processus de réservation à l’identique. Vous pouvez mettre en place au niveau du groupe et de la maison mère de votre société une politique claire et précise. Elle pourra ainsi spécifier toutes les contraintes de réservation pour vos voyages d’affaires.

#6 Systématisez les autorisations de voyages d’affaires

Pour fluidifier vos déplacements, rien de tel que de supprimer une contrainte administrative trop lourde. Avant chaque voyage, assurez-vous que tous les hommes d’affaires impliqués n’aient aucune mauvaise surprise concernant leurs éventuelles autorisations administratives de la part de votre entreprise et des institutions.

#7 Créez une plateforme interne spécialisée

Vous souhaitez automatiser le process de réservation et d’organisation de vos voyages d’affaires ? La meilleure solution est de créer une plateforme en interne qui permet de tout automatiser : choix de la réservation, options possibles, dates, autorisations et dépose des papiers nécessaires.

#8 Voyage d’affaires : contrôlez les dépenses de vos équipes

Maîtriser le budget de dépenses de vos collaborateurs tout en restant réaliste, c’est possible ? Oui, en définissant à l’avance une politique de voyage d’entreprise (PVE) qui permettra de mettre les choses au clair avant le voyage d’affaires.

#9 Anticipez les besoins de vos collaborateurs

Pour des affaires fructueuses, il est nécessaire que vos équipes se sentent en parfaite confiance avec leur société. Pour renforcer ce sentiment positif, soyez à l’écoute de leurs besoins avant, pendant et après le voyage d’affaires. N’hésitez pas non plus à leur demander un retour d’expérience pour toujours mieux optimiser le prochain voyage.

#10 Prendre en compte les frais indirects dans votre voyage d’affaires

Les frais directs comprennent les dépenses liées à :

  • la réservation des hôtels ;
  • les frais de transport et de déplacement sur place ;
  • la restauration des équipes…

Cependant, il est tout aussi important d’anticiper des frais indirects qui impacteront votre budget, tels que :

  • les notes de frais ;
  • les imprévus de transports (grèves, manifestations etc.);
  • les équipements requis lors du voyage d’affaires…